文書作成

PCWatch、山田祥平氏のコラムから、 ドキュメンテーションにつして。文書作成は、何らかの仕事をする上では必須の作業の一つな訳で、自分も開発に関わっていると、「〇〇計画書」とか「〇〇テスト仕様書」とか「〇〇概要(詳細)仕様書」とか「〇〇問題報告書」とか、まぁ色々な物を文書化して必要部門に配布して、場合によっては承認を貰ってという事を、もう30年以上も繰り返している。自分の頃はウォーターフオール型開発が主流だったので、こう言う文書化作業をしないと次工程に必要な情報なり作業が伝わらないという事も有ったのですが、最近の開発手法だとそう言う事には余りリソースを割かずに、まずは動く物をという傾向が強い。特にソフトウェア関係では、ソースファイルのコメントに仕様を入れていくのが、今では普通なのかな。わざわざ仕様書を起こすなんて事をやっていると、書いているうちにどんどん実装が変わってくるから、追いつかないと言う事も有るんだろうけど。

私が社会人となり就職した頃は、一般の会社ではまだその手の文書は手書きか、進んでいる会社ではワープロが導入されていたような時代。幸か不幸か入社した会社はコンピューターの会社だったので、文書作成もコンピューター(ホストコンピューター)上で作成して、それを印刷して配布する(ここが疑問-笑)ような感じでした。最も、その頃はまだ日本語対応していなかったので、英文で文書作成させられて、それで有る程度英語が鍛えられたという恩恵は合ったけれど。その文書作成のツールがTeXとかLaTeX見たいなタグ形式の文書作成ツールだったので、未だにWord等のような文書作成ソフトは苦手だったりします。ステイル設定とか利用はするんですが、なかなか意図する書体だったり段組だったり構成が組めなかったりでイライラと。本当、Wordを使いこなしている人尊敬しています。

昔は手書きとか活版だったから、配布するときにはコピーするか印刷するしか無かったけれど、今は文書作成自体ソフトで行う場合が殆どなので、文書配布にしてもソフトコピーを配信するのが一般的。その時に困るのは、まずは相手にそのファイルを表示して場合によっては印刷出来る機能が有るかという事。昔はMS Officeも高価だったので、相手が持っていないことも想定しないといけなかったけれど、今で殆どの場合そう言う心配は不要。互換ソフトも充実していますしね。只、ソフトファイル故に、それを部率的な印刷物にする場合、困るのがフォーマットや用紙サイズの問題。昔は、私のいた事業部は海外との開発が主だったので、用紙サイズはアメリカ標準。だからローカルのプリンターにも設定されているの「レターサイズ」なので、A4サイズのファイルとか送られてくると困ってしまう。そのうちに、トレー1にはレターサイズ、トレー2にはA4サイズと切り替えることが出来るようになったけれど、A4サイズ使用はそんなに多くないので、結局はいつもの習慣でレターサイズで印刷して気がついて、もう一度今度はA4サイズで印刷することになるのは、良く有る話でした。

印刷時、画面での表示時、そして編集時の画面での表示時と、三つの表示機会が今の文書作成ソフトには必要ですが、それぞれで異なる条件で提供されるのも問題ですよね。手書き時代だと、精々原稿執筆時と印刷時の2回だけ。しかも、原稿はあくまで流し込むテキストを記載するだけだから、実質的には印刷時の状態しか無いと言っても良いかも。それだけ、オンライン上での文書作成というものは、より自由度を許容しないと通じないものになってきている気がしますね。Wordで作成する場合には、作成者が最終的にレイアウトや段組なども含めて作成しないといけないわけですから。そう言う意味では、本来は内容に関して100%集中すれば良かった物が、それ以外の部分にも神経を使わないといけないのは、作業効率的には逆行しているのかもしれない。