無くすのは「ハンコプロセス」

 河野行革大臣も熱心に旗振りをしている「ハンコ廃止」運動。いろいろな意見が流れるTLを観ていて感じるんですが、「認証確認としての物理的な判子押印行為を無くす」というプロセス改善の話と、「認証装置としての判子を無くす」という判子否定の話が混雑して広がっていること。

今問題になっているのは、当然官公庁におけるプロセス改善の話なわけで、その中で「物理的に印刷された書類に、認証者が順番に内容確認をして、その証しとして自らの判子を押印して次の認証者に回す」というプロセスの中で、「物理的に押印する」という部分を無くす(=別の方法に置き換える)という事が肝のはず。簡単に考えれば、「紙物」を無くせば物理的な押印をする事も出来なくなるので、結果的には紙物を無くすことを考えれば良い話何ですよね。ただ、そうなると、もしかしたら新規にそう言うシステムを組まないといけなくなるかもしれないし、皿に既存の同様のシステムと並列してしまうと、似て非なるシステムが重複して稼働する無駄にもなってしまう。結局は、その組織全体のプロセスを見直して、全体のニーズに合わせて利用出来るシステム構築をする必要が出てきてしまい、時間もお金も掛かる話になってしまいます。

じゃぁ直ぐにできる話は無いかというと、直ぐに思いつくのは、その書類をまずソフト化つまり紙物の書式をExcelとかWordにして、オンラインで記入出来るようにする。で、後は、その書類を添付したメールを上位の承認者に転送して、承認するなら次の承認者に回していく方法。その時に、それまで多段階にあった承認者数も減らしていければ良いでしょうね。問題点は、色々なメールが飛び交うことになるから、例えば題名部分に、申請メールなら「〇〇」みたいなルールを決めて分かりやすくするとか。最近のメールソフトなら、自動振り分け機能もあるので、それで特定のフォルダーに集めていけば、承認漏れもある程度回避できるでしょうし。そうやって時間を稼ぎつつ、システム導入してくのが多分一番良いんじゃ無いかと。そうすることで、多重な承認プロセスが権限委譲されて、本人と直属の上司で完結素様になればスピードアップにもなるだろうし、プロセス自体の見直しにも繋がるだろうし。

「判子」という日本独自の認証システムは、残って良いと思うし、それはそれで価値あるものだと思うけれど、昔のようにそれしか認証システムが無かった時代から、今のように電子的に色々な方法が可能になってきている現代とでは、ニーズも変わってくるし、より効率的で望ましい方法も登場するでしょうし。欧米では判子ではなく「署名」が利用されていますが、少し前だとタッチパネルから署名させるものがあったけれど、結局それでは「署名」の用を為さないので、署名ファイルを添付するような形になっています。シャチハタだったか、判子版のシステムを確か以前作っていたと思うんですが、そう言う形に乗り換えるだけでもいいと思うんですよね。でも、その為のシステム改修に時間とお金がかかるから、なかなか始められない。そういう部分にも、補助金とか支援金を出したらどうだろうか。マイナンバーカードも上手く絡めたら、良いシステムが出来そうな気がするんですが。