メールのお作法

PCWatch、山田祥平氏のコラムから、メールのお作法と社風について。私は、30年一寸前に外資系企業に入社したんですが、其れ以前の大学生の頃からパソコン通信はやっていたし、大学の時にも構内だけでしたが簡単なメールシステム(今にして思うと、インスタントメッセージ(IM)に近いもの)もあったので、そう言う意味ではもう40年位は「メール文化」に触れているし、それ無しでは日常生活もままならない感じ。勿論、仕事では、これ無しでは成り立たないことも事実。仕事に関して言えば、話す相手の多くが海外にいるので、日常電話が掛かってくることはほとんど無く、会話するのは代替が電話会議の時位。たまに電話が掛かってくると、半分以上は不動産の勧誘だったりする、所謂「迷惑電話」の類なので殆ど無視しています(笑)。

新入社員で入社した会社が、外資系の情報産業の会社で、しかも開発部門で相手は外国人(当時は90%以上アメリカ人)なので、最初にメールをやり取りしたのもアメリカ人で英語。フッターに書く氏名や所属部門名も英語。当時は、まだDBCSで漢字とか送れる状態では無かった事もあるので、それが普通だと思って初めて何十年。今では、日本語でのメールのやり取りも増えたけれど、未だに個人的には英文でのやり取りの方がしっくりくるのは、ある意味職業病だろうなぁ。日本語メールで困るのは、社内だと相手の名前の漢字が分からなかったり、部署名の日本名が分からなかったりすることなんですよね。社員検索システムみたいなものはあるんですが、世界共通で使用するので、氏名など登録されている情報は英語(アルファベット表記)。時には、フッターに日本語で氏名を書いてくれる人もあるんですが、最初にこちらから送る場合は困ってしまう。また、「斉藤さん」の「斉」の時のバリエーションとか、使用する漢字が違っていたりすることもあるので、かえって日本語の方が面倒だったりしますね。

新入社員で英文メールを使い出した頃は、日本語のメールの感覚で、最初に季節のご挨拶から初めて、相手の健康を尋ねるような一般的な「日本式ビジネスレター」的な書き方をしていて、相手からは面白がられました。まぁ、直ぐにそういう部分は省略して、「英文式ビジネスレター」の書き方を覚えたけれど、あの頃は結構最初の季節の挨拶を考えるだけで1時間位うなっていたこともあったなぁ(笑)。私は、大学生の頃にキーパンチのアルバイトをしていたので、英文は勿論、日本語もかな入力をタッチタイプで出来るので、結構キーボードが性に合っていた気がしますね。

今の時代は、メールからLINEやSlackに代表されるIMによるコミュニケーションが中心になってきているけれど、個人的にはIMっていうのは文字による「電話」だと思っています。確かに電話は早くてリアルタイムに会話できて簡単なんだけれど、こちらの都合無関係に割り込まれるので、それが困る。IMも同様で、直ぐに返事をしないと、どんどんメッセージが貯まったり、文句を言われたり。重要なミーティング中でも、別件のことを問合せされても、こちらは困るんですよね。それとは別の重要な話を今しているわけで。あと、IMの場合はどうしても文字数が少なくなるから、一度に必要十分な説明が出来ない事もあるわけで、そう言う曖昧さがどうも性に合わない。それはtwitterが好きでは無い理由でもあるんですが、一度にちゃんと全部済ませたい性分が無くならないうちは、IMに手を出すことはないだろうなぁ。いつかはメールを整理して、最後に自分のメールボックスを閉じなきゃいけないのだけれど、それをどうやって進めるか、そろそろ考えた方が良いのかもしれない。それを、最後の「お作法」としてですね。